Co to jest outsourcing?
Pojęcie „Outsourcing” pojawiło się po raz pierwszy w latach osiemdziesiątych XX wieku jednakże sama geneza tej usługi sięga lat trzydziestych XX wieku kiedy to Henry Ford stwierdził, że:
„Jeśli coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci,
nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania
tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”
Przez długie lata outsourcing był stosowany głównie w przemyśle motoryzacyjnym pozwalając skupić się producentom tylko na tych czynnościach, które są dla nich optymalne, a rezygnując poprzez zlecenie na zewnątrz tych wszystkich niezbędnych półproduktów, które mogły być wykonane taniej przez zewnętrznego podwykonawcę. Pod koniec XX wieku, z uwagi na powtarzające się ciągle kryzysy gospodarcze, firmy zaczęły dostrzegać w outsourcingu szansę na ograniczenie kosztów. Zaczęto wyodrębniać w organizacjach procesy, które nie są kluczowe dla firmy i nie stanowią ich podstawowej działalności, a mogą być wykonywane przez zewnętrznego podwykonawcę. Obecnie jest to nowoczesna strategia zarządzania stosowana na szeroką skalę, dzięki której organizacja uzyskuje przewagę konkurencyjną i wymierne korzyści finansowe. Największe zainteresowanie outsourcingiem rozpoczęło się w 2004 r. kiedy to zaczęto wskazywać na poważną rolę w gospodarce zjawiska przenoszenia działalności przedsiębiorstw do podmiotów zewnętrznych głównie za granicę do tzw. Low Cost Countries - LCC (krajów o niskich kosztach produkcji). W dobie globalizacji przyczyniło się to do olbrzymich oszczędności, a krajom słabo rozwiniętym dało szansę na rozwój gospodarczy oraz zmniejszenie bezrobocia.
Tradycyjne powody korzystania z outsourcingu:
- podwyższenie jakości produktów lub usług,
- zmniejszenie niedoborów siły roboczej,
- lepsze radzenie sobie z ograniczeniami dotyczącymi mocy przerobowych,
- pełnienie funkcji katalizatora istotnych zmian, które nie mogą być przeprowadzone samodzielnie,
- umożliwienie firmie skoncentrowania się na kluczowych kompetencjach,
- umożliwienie firmie działania przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu,
- restrukturyzację kosztów lub przekształcenie kosztów stałych w zmienne,
- zredukowanie czasu niezbędnego do wprowadzenia produktu lub usługi na rynek dzięki dodatkowym mocom przerobowym,
- zmniejszenie poziomu ryzyka dzięki transferowi jego części do dostawcy[2]
Na początku XXI wieku przeprowadzono w Stanach Zjednoczonych badania, które pokazały, że ponad 60% ankietowanych wskazało oszczędności jako podstawowy cel zastosowania outsourcingu. Przeszło połowa respondentów wskazała także kwestie nakierunkowania się na główny profil działalności oraz redukcja zatrudnienia.
Outsourcing procesów zakupowych jest stosunkowo nowym i mało znanym w Polsce rozwiązaniem polegającym na wyodrębnieniu poszczególnych procesów zakupów poza obszar organizacji. Dynamicznie rozwija się w USA oraz w Europie Zachodniej. Wzrost tego rynku w ujęciu całego globu szacowny jest na 30% rocznie. W ostatnich latach jest to najszybciej rozwijająca się dziedzina outsourcingu stopniowo także pojawiająca się już w Polsce. Istota działania outsourcingu zakupowego jest generalnie taka sama jak w przypadku zlecania na zewnątrz innych procesów. Firma, która świadczy takie usługi przejmuje proces zakupowy w całości lub pojedyncze jego elementy i przez to świadczy usługi korzystając z wiedzy, doświadczenia oraz bazy poddostawców na korzyść swoich klientów
Na outsourcing procesów zakupowych materiałów i usług niestrategicznych zdecydowały się już takie firmy jak Unilever, Colgate–Palmolive, Google czy Deutsche Bank. Powszechnie uważa się jednak, że
większe korzyści z outsourcingu procesów zakupowych mogą odnieść MNIEJSZE I ŚREDNIE FIRMY dzięki zastosowaniu efektu skali.
Firmy w USA i Europie Zachodniej, które wdrożyły u siebie outsourcing zakupów uzyskały szybką i wymierną redukcję kosztów oraz poprawę wydajności operacyjnej:
- zredukowanie cen uzyskanych za zakup towarów i usług,
- poprawa zgodności zamówień z dostawą,
- obcięcie cyklu dostaw i zamówień,
- redukcja kosztów administracyjnych związanych z zakupami.
Wartościowe korzyści z zastosowania outsourcingu
Proces wdrażania outsourcingu w przedsiębiorstwie można podzielić na dwanaście podstawowych etapów:
- Sprecyzowanie celów i wymagań,
- Zaplanowanie procesu,
- Określenie potencjalnych dostawców, stopnia ich zainteresowania kontraktem i nawiązanie kontaktów,
- Rozmowy z kierownictwem i głównymi zainteresowanymi stronami,
- Rozmowy z właściwym personelem, innymi pracownikami oraz osobami spoza firmy,
- Wstępna selekcja dostawców i przekazanie im informacji i warunków,
- Ocena odpowiedzi dostawców i dalsze rozmowy,
- Uzyskanie aprobaty kierownictwa wyższego szczebla w koniecznych sprawach,
- Wyznaczenie i szkolenie zespołu ds. zarządzania kontraktem,
- Negocjowanie kontraktu i uzgodnienie charakterystyki świadczonej usługi,
- Okres przejściowy wyznaczony przez wcześniejsze etapy procesu,
- Zarządzanie kontraktem w sposób uzgodniony z dostawcą w fazie negocjacyjnej.
Decydując się na zastosowanie outsourcingu w swojej organizacji, każdy klient powinien brać pod uwagę poniższe czynniki decydujące o potrzebie outsourcingu:
